Evolution ett system för dokument och ärendehantering

Vad existerar dokument- samt ärendehantering?

Dokument- samt ärendehantering existerar samlingsnamnet på grund av för att systematisera, integrera, diarieföra samt arkivera resultat ifall ärenden samt handlingar tillsammans med hjälp från IT.

Dokument samt ärenden hanteras oftast från ett alternativt flera handläggare, medan dokumentarkiv oftast hanteras från ett arkivarie.

Exempel vid ärenden inom offentlig förvaltning

Kommuner förmå äga hundratals blanketter samt flera olika ärendehanteringssystem på grund av sina olika förvaltningar.

varenda enskilt ärende äger dessutom enstaka mängd olika papper samt handläggare kopplade mot sig. Dokumenten förekommer nästan ständigt inom flera versioner eftersom dem uppdateras från handläggarna ju längre ärende fortskrider.

Låt oss ta en medborgarförslag angående förbättrad belysning inom parken vilket modell. detta börjar tillsammans med för att ett individ lämnar in en enstaka synpunkt samt en förslag mot kommunen.

Förslaget äger ett synpunkt tillsammans med tillhörande bilder vid parken samt förslag vid åtgärd. då detta landar hos kommunen skapas en ärende, vilket redan för tillfället äger minimalt numeriskt värde papper.

Evolution Bas innehåller fyra grundmoduler till för att anlända igång tillsammans med dokument- samt ärendehantering.

Synpunkten, förslaget samt bilder.

Snart skapas en nytt handling, svaret mot personen likt sökte, tillsammans besked angående för att medborgarförslaget kommit fram. då sedan behandlingen från ärende startar skapas ett mängd papper från berörda handläggare. mot modell tjänsteskrivelse, underlag samt eventuellt en nämndsbeslut.

Efter enstaka period samt ifall allt går väl lämnas en positivt besked mot medborgaren angående för att förbättringar från parkens belysning kommer för att göras.

Säg idag för att ett handläggare byter jobb alternativt blir sjukskriven.

Det likt systemet på grund av dokumenthantering bland annat hjälper mot tillsammans existerar för att ni låter riktig personer äga behörighet samt för att ni snabbt samt enkelt bör behärska erhålla reda vid ställning eller tillstånd vid dokumenten, mot modell vilket likt existerar påskrivet alternativt ej samt vilken utgåva från dokumentet liksom gäller.

enstaka ytterligare handläggare måste då snabbt sätta sig in inom ärende. för att hitta korrekt inom ärendekedjan samt bland dokumentflödena existerar ingen enkel arbetsuppgift. dock tillsammans en utmärkt struktur på grund av dokument- samt ärendehantering går detta snabbt samt blir korrekt.

Fler modell vid ärenden

• Svar vid externa samt interna remisser
• Upphandlingsärenden
• Fastighetsärenden
• Ärenden inom utbildningsinstitution, vård samt omsorg.
• Synpunkter samt felanmälningar.

Exempel vid papper samt handlingar

• Mötesprotokoll samt mötesbeslut.
• Politiska förslag samt beslut.
• Fakturor
• Avtal
• Bekräftelser, status samt svar mot medborgare.
• E-postmeddelanden

Elektroniska ärenden samt e-tjänster

Ansökningar vid sidblad existerar ofta ofullständiga samt måste skickas igen på grund av komplettering.

detta tar period inom krav på grund av både medborgare samt handläggare.

Detta skapar struktur, spårbarhet samt klarhet både utomstående samt internt inom organisationen, ifrån för att en ärende initieras tills en beslut tas inom möteshantering samt slutlig distribution mot samling till bevarande.

ett utmärkt svar existerar då för att hantera ärenden elektroniskt via e-legitimation.

E-tjänster besitter flera fördelar. då flera ärenden kunna kopplas mot ett samt identisk individ, således är kapabel fanns samt ett från kommunens medborgare tillsammans e-legitimation titta varenda sina ärenden, snyggt samlade samt inom den senast uppdaterade utgåvan.

detta spar tidsperiod samt energi på grund av samtliga inblandade.

Att koppla samman ärenden tillsammans varandra

Inte bara handling, utan även kurera ärenden, inom offentlig förvaltning kunna artikel kopplade samt beroende från varandra. en ärende angående enstaka felaktig termostat är kapabel mot modell artikel kopplad mot en ärende angående OVK-besiktning inom enstaka fastighet likt inom sin tur existerar kopplad mot flera avtal.

När systemet äger full sammanfattning vid varenda ärenden samt kunna integrera ärenden samt objekttyper sålunda slipper handläggare onödigt dubbelarbete.

Detta underlättar samtidigt till personer, familjer alternativt företag vilket ärendena gäller.

Verksamhetens processer blir allt mer komplexa samt inget struktur kommer själva klara för att täcka varenda behov. oss går istället emot för att äga nischade struktur likt hjälper användaren vid bästa sätt tillsammans med just den arbetsuppgiften den äger framför sig på grund av stunden.

Målet tillsammans med för att nyttja en dokument- samt ärendehanteringssystem inom er kundtjänst existerar för att öka kundnöjdheten.

på grund av för att klara från dem detta existerar detta vitalt till dagens verksamhetssystem för att behärska kommunicera tillsammans varandra.

Bra för att tänka vid nära förvärv från system

Det finns många för att tänka vid då en nytt dokumenthanteringssystem bör köpas in. liksom inköpare samt kravställare besitter ni flera ämnen vid bordet för att besvara innan detta existerar dags för att reflektera vid leverantörer.

denna plats existerar tre råd värda för att ta tillsammans inom beräkningarna före upphandling samt inköp.

Se vilket slutanvändarnas faktiskt fullfölja beneath arbetsdagen

Typiskt besitter kvalitetsavdelning, IT-avdelning samt ledningsgrupp inom organisationen varit tillsammans samt tagit fram kravställningen mot detta nya dokumenthanteringssystemet.

Dessa grupper förmå enkel åstadkomma listor vid sammanlagt flera hundra olika krav likt leverantören bör leva upp mot. ej således konstigt möjligen. dock inom alltför flera fall glöms slutanvändaren bort.

Det existerar slutanvändarnas krav vid systemet likt existerar viktigast eftersom detta existerar vid deras villkor systemet bör uppfylla dem maximalt basala behoven.

Fokusera vid detta, detta kommer för att underlätta inom processen vidare. då detta väl kommer mot kritan därför existerar detta medarbetarna likt bör nyttja systemet. detta bör artikel anpassat vid en sådant sätt för att dem önskar nyttja detta.

Ett ärendehanteringssystem existerar enstaka digital plattform såsom hjälper företag samt organisationer för att hantera förfrågningar samt arbetsuppgifter.

Systemet bör äga relevanta funktioner likt tillgodoser just deras behov beneath arbetsdagen.

Beslutet ifall för att nyttja en nytt struktur på grund av dokument- samt ärendehantering måste förankras inom all organisationen

Vid beslutet samt nära implementeringen från detta nya dokumenthanteringssystemet existerar detta otroligt viktigt för att ledningen kommunicerar för att detta existerar detta vilket gäller samt för att samtliga inom organisationen existerar tillsammans med vid noterna!

Utan stabilisering eller fastsättning kommer ni ännu äga ett massiv sektion från organisationens upplysning liggande inom mejl samt vid olika delade mappar ute inom organisationen. nära barnuppfostran brukar man yttra för att barnen ej utför vilket ni säger, utan såsom ni egen fullfölja. Värt för att tänka vid även då detta gäller förändringsarbete.

Ställ krav tillsammans utgångspunkt inom behov istället på grund av funktion

Vår kunskap visar för att krav likt existerar behovsstyrda ständigt ger förbättrad samt mer kostnadseffektiva lösningar till kunden.

Public 360° – ärende-, arkiv- samt dokumenthantering.

ifall kraven istället utgår ifrån funktion riskerar ni för att missa lösningar liksom möter identisk behov vid en annat, en möjligen ännu förbättrad sätt.

Att implementera dokument- samt ärendehantering

Att implementera en dokument- samt ärendehanteringssystem existerar ej en IT-projekt utan en verksamhetsprojekt. till för att lyckas bör ni äga enstaka klar förändringsstrategi.

Kommunicera fördelarna tillsammans med systemet mot användarna

Skapa enstaka öppen dialog tillsammans varenda medarbetare ifall varför förändringen görs, hur förändringsprocessen existerar upplagd samt vad detta existerar vilket kommer bli effektivare inom detta dagliga arbetet.

Lyckas man för att framföra korrekt budskap mot samtliga inom organisation finns detta god chans mot mer engagerade samt motiverade medarbetare beneath förändringsarbetet.

5 snabba rekommendationer inför enstaka förändring

1. Ha goda kunskaper ifall vad förändringen kommer för att innebära samt artikel väl förberedd vid olika problem att diskutera samt reaktioner ifrån medarbetare.
2. Var uppriktig beneath läka förändringsprocessen – spara inga överraskningar mot senare situation.

   Håll en öppet överbyggnad till diskussion.

3. Låt medarbetare existera delaktiga, detta skapar motivation hos dem inblandade.
4. Var enstaka god lyssnare – lyssna samt ställ dig ej mot svars. detta existerar förbättrad för att förklara nackdelarna dock lyft fram dem fördelar förändringen kommer för att innebära.
5. Ha tålamod, våga tänka ifall.

   Resrutten mot syfte är kapabel behöva ändra riktning mer än enstaka gång till för att komma inom mål.

---

”Det existerar ej den starkaste från arter såsom överlever, ej heller den maximalt intelligenta, utan den likt bäst anpassar sig mot förändring.” (Charles Darwin, 1809–1882.)

---

Vanliga fallgropar ni förmå undvika

Inget klart ägarskap från dokumenthanteringslösningen efter implementationen

Se mot för att detta finns enstaka ägare mot systemet samt för att dem personer vilket bör leda samt utbilda även existerar dem vilket existerar tillsammans med beneath själva implementationen.

vid detta sätt förmå man hålla en högt tempo samt erhålla in varenda handling liksom bör in inom systemet snabbt nära introduktion. Ni kommer helt naturligt ett fåtal superanvändare såsom förmå hjälpa mot samt åtgärda eventuella bekymmer liksom kollegor stöter vid längre fram inom processen.

Ingen ekonomisk plan på grund av för att driva utbildningen efter utrullningen

Efter utrullningen kommer detta anlända flera ämnen ifrån användarna.

Hur använder jag detta nära x samt hur bör jag utföra då jag önskar utföra y.

flera krav vilket möjligen uppfylls från lösningen möjligen ej äger en självklart sätt för att utföras samt därför behövs kurs samt träning igen, möjligen e-learning alternativt film liksom komplement? detta gäller för att respektera för att varenda ej kunna ta mot sig en nytt struktur vid identisk period. Genom för att tillhandahålla någon struktur från extrautbildning får ni efterhand tillsammans med er samtliga, vilket oss plats inne vid tidigare existerar oerhört viktigt!

Så får ni ordning samt reda inom diariet

Ett från marknadens inflytelserik IT-system till för att hantera stora informationsflöden, handling samt ärenden heter Evolution.

Informationssystemet Evolution existerar utbyggbart tillsammans en 30-tal olika funktioner samt lämpar sig särskilt väl på grund av offentlig förvaltning likt mot modell kommuner.